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- Facciamo insieme la revisione annuale
- 1 Che cos’è la revisione annuale
- 2 Come possiamo usarla
- 3 Quando fare la revisione annuale
- 4 Come farla: fase 1 | Raccogliere i dati
- 5 Come farla: fase 2 | Riordinare i dati
- 6 Come farla: fase 3 | Andare in profondità
- 7 Come farla: fase 4 | Preparare il terreno per il nuovo anno
- 8 Come farla: il momento libero
- 9 Lasciar decantare
- A presto!
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Facciamo insieme la revisione annuale
Quest’anno ho lavorato un po’ diversamente sulla mia revisione annuale, aggiungendo dei passaggi che mi hanno aiutata a fare più chiarezza, e ho pensato di usare questo episodio per passarvi gli spunti e gli esercizi così potete prenderli, adattarli alle vostre esigenze e costruire la vostra revisione annuale.
In particolare vedremo:
- cos’è la revisione annuale,
- in che modo ci è utile e come possiamo usarla una volta fatta,
- quando farla,
- le fasi e gli esercizi della revisione annuale.
1 Che cos’è la revisione annuale
La revisione annuale è un momento che ci prendiamo per fare il punto su come sono andate le cose negli ultimi 12 mesi a livello professionale e personale.
Io in genere la faccio fra la fine di ottobre e la fine di novembre, ma in realtà potremmo farla in qualsiasi momento dell’anno, analizzando i 12 mesi precedenti.
Se ne sapete poco e siete curiose di approfondire il discorso revisione, potete farlo recuperando lo scorso episodio, in cui ne ho parlato per benino.
2 Come possiamo usarla
La revisione annuale non è solo uno strumento di osservazione e analisi del passato ma è anche un’ottima base di partenza per la progettazione futura perché mette in luce elementi essenziali che possono aiutarci a prendere decisioni sulle nostre azioni future.
Perché, per esempio, dall’analisi emergeranno criticità, bisogni e desideri e quindi avremo modo di chiederci come possiamo costruire le nostre attività future per rispondere a questi bisogni, desideri e criticità.
3 Quando fare la revisione annuale
Dicevamo che possiamo fare la revisione in qualsiasi momento dell’anno, però in pratica quando ce la mettiamo in agenda? E quanto tempo ci serve per farla?
A me piace dedicarle due giornate. Nel senso che blocco in calendario due giorni, uno dopo l’altro, in cui so che mi dedicherò solo al lavoro di revisione, perché mentalmente mi aiuta vederli così, bloccati e protetti da interferenze esterne.
Di fatto però il tempo effettivo che ci metto è di circa 8 ore in totale, andando con tutta calma e serenità.
Quest’anno l’ho strutturata in fasi in modo da avere al mattino il lavoro più intenso e più lungo, perché fra le 10 e le 14 io sono nel mio momento di picco di energia mentale, e nel pomeriggio un lavoro più meccanico e poi più libero, intuitivo. Fra poco vi spiego meglio.
Sia il primo giorno che il secondo ho lavorato 2 ore e mezza circa al mattino e 1 e mezza circa al pomeriggio.
Tutto questo per dirvi che non per forza dovete bloccare due giorni in agenda per la revisione, ma potete anche suddividerla in momenti diversi nell’arco di più settimane.
Tenete sempre conto di come funzionate voi, anche a livello di energia mentale: se avete il picco nel pomeriggio, mettete le attività più intense nel pomeriggio.
Come sempre sperimentate e poi decidete cosa è meglio per voi.
Prima di entrare nel dettaglio delle fasi e degli esercizi facciamo un momento di pratica:
Prendete l’agenda, guardate come sono messe le vostre settimane e
- Chiedetevi quando, realisticamente e senza stress, potete mettere in calendario uno o più momenti per la vostra revisione annuale.
- Segnateli in agenda così vi ricorderete dell’appuntamento.
4 Come farla: fase 1 | Raccogliere i dati
Cominciamo a entrare nel dettaglio con la fase 1, che io ho fatto al mattino del giorno 1.
La fase 1 è bella corposa perché è il momento di
- andare a riprendere tutto quello che è successo negli ultimi 12 mesi
- cominciare a prendere nota delle cose che emergono.
In particolare io ho lavorato così:
- Ho rivisto tutti i quaderni usati durante l’anno per scovare temi, parole chiave, elementi ricorrenti personali e professionali.
- Ho rivisto poi mese per mese usando Google Calendar più il mio diario (che quest’anno ho tenuto in parte su carta e in parte digitale) e ho preso nota delle cose principali successe, dei pensieri ricorrenti o di elementi che mi hanno colpita.
- Ho raccolto e preso nota dei dati che riguardano le clienti, in particolare
- come sono arrivate da me,
- in quali periodi dell’anno,
- quali servizi hanno richiesto.
Facciamo un momento di pratica:
Create un elenco dei
- “luoghi” fisici e digitali che volete revisionare
- e dei dati specifici che vi interessa osservare.
5 Come farla: fase 2 | Riordinare i dati
Nella fase 2 è il momento di riordinare i dati e vedere che cominciano a prendere senso.
Io l’ho fatta in parte a fine mattinata e in parte nel pomeriggio, e ho lavorato così:
- Ho riordinato temi e questioni rilevanti, raggruppandole per una serie di categorie, ovvero:
- Soddisfazione
- Benessere
- Criticità personali
- Criticità professionali
- Bisogni personali
- Bisogni professionali
- Desideri personali
- Desideri professionali
- Stagionalità personale
- Stagionalità professionale
- Ho messo in bella in digitale tutte queste cose, integrandole se mi veniva in mente altro e poi ho evidenziato le cose che mi sono sembrate più importanti.
Una piccola nota esplicativa:
- per stagionalità personale intendo un’osservazione su come mi sono sentita io nei vari periodi dell’anno, in relazione sia ai cambiamenti stagionali veri e propri ma anche a cose che accadono ciclicamente nella mia vita,
- per stagionalità professionale invece intendo un’osservazione sui periodi in cui arrivano da me le mie clienti, sia nuove che già clienti.
Queste categorie di riordino naturalmente hanno senso per me, voi sentitevi libere di usarle ma anche di modificarle nel modo che funziona meglio per voi.
Facciamolo nel momento pratica:
Create le vostre categorie di riordino.
Alla fine della fase 2 e della fase 4 ho inserito un momento libero, per lasciare più spazio all’immaginazione. Ma lo vediamo nel dettaglio appena finiamo le fasi.
6 Come farla: fase 3 | Andare in profondità
Passiamo alla fase 3 e cioè la fase dell’andare ancor più in profondità, che io ho fatto nella mattina della seconda giornata dedicata alla revisione
Mi aspettavo di metterci parecchio ma in realtà avendo già preparato il terreno con le prime due fasi non è stata così lunga e difficile, è venuta abbastanza da sé.
Ho lavorato così:
- Ho fatto una serie di esercizi che mi hanno guidata in una panoramica annuale, riprendendo quello che avevo fatto il giorno prima ma dandomi anche prospettive diverse che mi hanno aiutata a notare cose nuove
- Ho lavorato sull’analisi delle aree della vita e delle aree professionali per entrare ancor più in dettaglio.
- Ho analizzato il fatturato dell’anno per capire se mi soddisfa ma soprattutto,
- per capire in particolare da dove arriva, cioè da quali servizi e da quali tipi di clienti (nuove o che ritornano),
- per capire in quali mesi è arrivato per poterne poi tenere conto in fase di visione e progettazione per l’anno prossimo.
A questo punto vi lascio gli esercizi generali e le aree da analizzare così avete degli spunti di partenza per costruire i vostri esercizi di revisione.
E come sempre ricordatevi poi di adattarli. Se c’è qualche domanda che non vi piace toglietela, se ne manca qualcuna aggiungetela. Avete piena libertà di azione.
Allora, partiamo dalla riflessione generale, gli spunti di scrittura sono questi:
- Com’è stato l’anno che si sta concludendo?
- Racconta almeno 3 esperienze positive che hai avuto durante l’anno, personali e professionali
- Racconta le esperienze frustranti che hai avuto durante l’anno, personali e professionali
- Racconta almeno 3 lezioni che hai imparato durante l’anno, personali e professionali
- Qual è stata la cosa migliore della tua attività professionale durante l’anno?
- Qual è stata la cosa peggiore della tua attività professionale durante l’anno?
- Che impatto ha avuto la tua attività professionale sulla tua vita personale, sul tuo benessere, sulla tua felicità?
Invece il lavoro di analisi delle aree prevede che io valuti le varie aree da 1 a 10 in termini di mia soddisfazione personale verso quelle aree e poi spieghi la motivazione che mi porta a dare quel voto.
Il lavoro lo faccio sia sulle aree della vita che su quelle professionali, che vi elenco e che naturalmente sono modificabili e integrabili come vi pare.
Le aree della vita che prendo in analisi sono:
Salute e benessere
Divertimento e tempo libero
Lavoro
Famiglia e amici
Denaro e finanze
Amore
Crescita personale
Ambiente e spazi
Le aree professionali invece sono:
Comunicazione e marketing
Vendite
Produttività e benessere
Relazioni con i clienti
Amministrazione e finanze
Operazioni
Ricerca e sviluppo
Crescita professionale e gratificazione
Mettiamo in pratica
Per costruire la fase 3 della revisione:
- create il vostro elenco di domande di riflessione generale sull’anno.
- Create il vostro elenco di aree della vita e professionali che volete analizzare.
- Definite quali aree o elementi specifici volete approfondire (come io ho fatto con il fatturato).
7 Come farla: fase 4 | Preparare il terreno per il nuovo anno
E siamo arrivate alla fase 4, l’ultima! Quella che mi serve per preparare il terreno per la vision e la progettazione del nuovo anno.
L’ho fatta nel pomeriggio del secondo giorno e ho lavorato così:
- ho riflettuto sugli esercizi fatti per tutte le fasi 1, 2 e 3 e ho scritto delle osservazioni.
- Ho definito quali aree della vita e del lavoro voglio tenere in primo piano l’anno prossimo.
- Per orientare il lavoro di progettazione, mi sono chiesta:
- cosa voglio continuare a fare,
- cosa voglio lasciare andare e smettere di fare,
- cosa voglio (ri)cominciare a fare o aumentare.
Facciamo un momento pratica:
Annotate i 3 step di questa fase, modificandoli e integrandoli come preferite.
- Rivedere tutti gli esercizi e annotare le vostre osservazioni.
- Definire quali aree della vita e del lavoro volete tenere in primo piano l’anno prossimo.
- Chiedervi:
- cosa voglio continuare a fare,
- cosa voglio lasciare andare e smettere di fare,
- cosa voglio (ri)cominciare a fare o aumentare.
8 Come farla: il momento libero
Prima vi dicevo che alla fine della fase 2 e anche della 4 ho inserito un momento libero.
È un momento meno analitico e più intuitivo se vogliamo, che penso che sia molto utile per osservare ancora meglio quello che emerge dagli altri esercizi.
E anche per avere un momento di calma e relax per concludere le fasi della revisione e svuotare un po’ la mente.
È un momento opzionale ma che io vi consiglierei comunque di provare perché io ne ho tratto davvero beneficio.
In particolare l’ho fatto con una stesa di tarocchi perché le immagini e i simboli mi aiutano molto a uscire dalla mente e a vedere cose che, se rimanessi troppo ancorata alla logica, non vedrei.
Ma chiaramente va benissimo qualsiasi strumento che per voi possa assolvere questa funzione.
Mi vengono in mente cose tipo:
- collage prendendo immagini dalle riviste,
- scrittura libera,
- disegno o pittura,
- usare altri tipi di carte, tipo oracoli o ispirazionali,
- passeggiata meditativa nella natura.
La chiave come sempre è che sia qualcosa che funzioni per voi.
Per questo momento di pratica vi chiedo di:
Fare un elenco di opzioni da sperimentare per il vostro momento libero.
9 Lasciar decantare
A revisione fatta io lascio passare un po’ di tempo prima di mettere mano alla visione e alla progettazione del prossimo anno.
Suggerisco anche a voi di prendervi un po’ di tempo, perché è utile sia per recuperare energie che per far decantare osservazioni che abbiamo fatto e lasciare che nella mente si uniscano dei puntini e arrivino nuove idee e rivelazioni.
A presto!
E anche per oggi siamo arrivate alla fine.
Se avete fatto tutti i momenti di pratica, adesso avete tutti gli esercizi che vi servono per fare la vostra revisione annuale. E avete anche le vostre date in cui farla, perciò direi che siete pronte per andare a riflettere, revisionare e osservare!
Poi fatemi sapere com’è andata! E se avete bisogno di chiarimenti scrivetemi!
