#2 | Definire le priorità: 3 modi da provare

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Definire le priorità: 3 modi da provare

Un lavoro a volte complicato ma essenziale

Le priorità di solito sono super difficili da definire (dopo aver letto questo articolo spero di meno) ma sono essenziali perché ci aiutano a lavorare senza disperdere energie e anche a non avere un brutto senso di sopraffazione e confusione, perché in realtà, una volta definite, ci indicano la strada che vogliamo seguire.

Di cosa parliamo oggi

Oggi vedremo che cosa c'è di importante da sapere sulle priorità e anche tre modi, e poi tre pratiche, che potete utilizzare per definire le vostre.

Una nota

Le persone più attente forse noteranno che in questo articolo mancherà un riferimento esplicito e un lavoro sugli obiettivi.

Questo perché il lavoro sugli obiettivi è davvero molto corposo e farlo entrare in questo post poteva risultare forse un pochino pesante. Però se avete bisogno di risorse in merito, fatemi sapere.

Cosa significa definire le priorità

Prima di passare ai modi per definirle, capiamo meglio cosa significa definire delle priorità.

Significa fare delle scelte e mettere confini.

Fare delle scelte, perché chiaramente quando io definisco le mie priorità sto dicendo che in questo momento concentrerò le mie energie e il mio lavoro su queste cose e non su altre.

Quindi sto dicendo di no ad altre cose per dire di sì a quello che ho scelto con maggiore convinzione, maggiore energia.

Questo significa anche imparare a lasciare andare, che è una cosa molto importante, ma non sempre facilissima. Una cosa che per la mia esperienza aiuta a lasciare andare è capire che non è per forza per sempre.

Il lasciare andare non è per forza definitivo. Nel senso che riguardo a determinati progetti, per esempio io posso dire in questo momento non mi concentro su questi progetti per tutta una serie di ragioni, perché magari ho già in agenda un sacco di cose da fare, non avrei l'energia giusta o perché magari non sono quelli che mi portano nella direzione che desidero e mi ci porterebbero, ma magari più avanti.

In ogni caso, questi progetti non è che non hanno dignità di esistere. Esistono. Sono idee che vorrei sviluppare. Però in questo momento decide di svilupparne altre e quelle me le tengo per dopo.

In questo modo può essere più semplice ragionare su questo lasciare andare perché appunto abbiamo detto non è per sempre, è per un trimestre, sei mesi, il tempo che durerà il lavoro sul progetto, sulla priorità che invece sto scegliendo.

Abbiamo detto quindi che definire le priorità significa fare delle scelte e fare delle scelte significa anche mettere confini sani.

Mettere confini sani significa appunto scegliere su cosa ci vogliamo concentrare in questo momento, significa dire di no, probabilmente anche a delle persone. E questa cosa è molto più difficile se non sappiamo come mai o non ci ricordiamo come mai stiamo mettendo quei confini. Quindi se non abbiamo una chiarezza rispetto alla motivazione che c'è sotto al dire di sì o al dire di no a determinate cose, progetti, collaborazioni, clienti, eccetera.

L'elemento fondamentale per definire le priorità

Ed è proprio per questo motivo che l'elemento fondamentale per poter definire le priorità, fare delle scelte e mettere confini, è avere super chiara la propria vision, o visione in italiano, personale e professionale, a lungo termine e a breve termine.

Voi ce l'avete una visione, una vision? Ci avete mai lavorato? E dopo averci lavorato, soprattutto, ve la siete mai riguardata? Ve la siete rispolverata?

Perché una cosa che ho notato che succede spesso è che normalmente si lavora ogni tanto sulla visione a lungo termine, più spesso su quella a breve (che per me è quella annuale), però una volta che ci si è lavorato a fine anno, a inizio anno, poi finisce lì e ce la scordiamo.

Allora, per andare a rispolverare invece la nostra vision e vedere se quella vision funziona ancora per noi, vi do qualche spunto.

in particolare lavoriamo su quella a breve termine che, vi dicevo, per me è a dodici mesi, quindi annuale, non intesa come l'anno da gennaio a dicembre, ma su dodici mesi a partire dal momento in cui la sto delineando.

Ma se volete e in questo momento vi fa più comodo potete anche definirla a sei mesi o a tre mesi, quindi brevissima, ma funziona ugualmente.

Okay, la messa in pratica di oggi per questa parte di suggerimento del lavoro sulla vision è questa:

Descrivete nel dettaglio la vostra settimana a dodici mesi da oggi, o sei o tre a seconda di quello che avete stabilito. Raccontate che cos'è che state facendo, con chi siete, come vi sentite, che emozioni provate. E scrivete al presente.

Una cosa importante: non è la definizione di una settimana ideale, cioè quello che faresti in una vita ideale se non avessi problemi di logistica, denaro, reputazione, eccetera. Ma è effettivamente una settimana a cui voi aspirate e che con un po' di lavoro si può comunque cominciare a costruire.

Usare quell'elemento come filtro

Bene Il secondo pezzo di questo ragionamento sulla vision è proprio, adesso che l'avete definita, di utilizzare quella vision — quella settimana che vi dà un'immagine, una visione di quello che volete fare, di dove volete arrivare — come filtro per le vostre priorità.

Quindi la pratica in questo caso è:

1. Riflettete su questa domanda: se quella è la settimana a cui voi aspirate, quali progetti, quali attività, quali clienti, quali collaborazioni vi portano verso quella settimana e quali no? 2. Selezionate come prioritarie le attività (idee, progetti, ecc) che contribuiscono alla costruzione di quella settimana.

Il secondo filtro che ci aiuta con le priorità

L'altro filtro che possiamo utilizzare per definire le nostre priorità ve l'ho un po' spoilerato nell’esercizio sulla settimana, quando vi chiesto di scrivere anche che emozioni provate e come vi sentite.

Il filtro è esattamente questo: “come mi voglio sentire?”.

Lo potete utilizzare benissimo anche da solo, non per forza in combinazione con la vision, perché il come mi voglio sentire accende sempre un sacco di luci e vi aiuta tanto a definire appunto le cose che volete fare perché vi fanno sentire in quel modo o, al contrario, vi aiuta a vedere quali sono le cose che in quel modo non vi ci potrebbero proprio far sentire.

Ok, passiamo alla pratica.

Prendete in considerazione il periodo delle attività che state selezionando come prioritarie. E poi chiedetevi "In questo periodo come mi voglio sentire?". E rispetto alla risposta che darete, "mi voglio sentire X Y Z", analizzate quello che avete in ballo e poi selezionate le priorità cercando di capire quali progetti, quali collaborazioni, quali attività, quali clienti contribuiscono a farvi sentire in quel modo. Quelle là sono le priorità.

Un modo pragmatico per definire le priorità

E siamo arrivate al terzo e ultimo modo che è bello pragmatico come piace a me e che va utilizzato in combinazione con la vision annuale (ma se l'avete fatta adesso va benissimo anche a sei o a tre mesi).

Si tratta di utilizzare una cosa che si chiama matrice impatto-impegno collocandoci sopra i progetti, le attività, le collaborazioni, le idee che volete sviluppare, eccetera.

Ecco la pratica:

image

  1. Disegnate due assi, uno orizzontale che è quello dell'impegno e uno verticale che è quello dell'impatto.
  2. Il lato all'estremità sinistra dell'impegno indica un impegno basso, invece all'estremità destra è impegno alto.

    Nell’asse verticale dell’impatto, la parte più in basso indica un impatto basso e la parte più in alto indica un impatto alto.

  3. A questo punto potete scrivere le idee, i progetti, le attività nei quadranti oppure metterle su dei post-it o su dei foglietti così potete anche spostare.
  4. Collocatele pensando a che tipo di impegno vi ci vuole per realizzarli e a che tipo di impatto hanno sulla vostra visione.

Considerate l’impegno in termini di tempo, energia, materiali, persone, spazi, risorse, ecc. che prevedete vi servano per realizzare l’idea, progetto, attività, ecc.

Considerate l’impatto come il contributo al raggiungimento della visione a 12 mesi

Una volta che avrete collocato tutti i vostri foglietti sulla matrice, avrete un'idea più chiara di come ordinare poi a livello prioritario le varie idee, attività, progetti, collaborazioni, ecc.

Qui se volete potete scaricare un PDF con l’esercizio: matrice impatto-impegno.

Il mio consiglio è di chiaramente scegliere quelle che hanno un impatto sul raggiungimento della vision, ma che hanno soprattutto un livello di impegno che nel momento che state prendendo in considerazione è sostenibile rispetto a tutte le altre cose che avete in ballo.

E in questo esercizio ricordatevi quello che ci dicevamo prima e cioè che il lasciare andare non è per forza definitivo. Se c'è un progetto che secondo me ha un grosso impatto sulla mia vison mi emoziona, però mi rendo conto che in questo momento ci sono altre cose da chiudere o ho il calendario molto pieno e non avrei le energie giuste da dedicargli,

non significa che quel progetto è [00:11:00] finito per sempre. Significa che magari lo metto nel prossimo trimestre, nel prossimo semestre e che magari ce lo metto già da ora, perché così poi costruirò intorno a quel progetto che per me è importante il resto delle attività e del calendario.

A presto!

Se vi va raggiungetemi su YouTube o LinkedIn o Instagram e raccontatemi quale pratica avete scelto di provare e com’è andata!

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