S3E2 | Come raccogliere le idee, catalogarle e usarle

Dopo aver visto nello scorso episodio i vantaggi di raccogliere e catalogare le idee, in questa puntata vediamo insieme come costruire un sistema di raccolta e archiviazione che ci semplifichi la vita.

In questo episodio vediamo insieme:

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Ciao gente, come butta? Oggi secondo episodio sul tema della raccolta delle idee e vedremo insieme come costruire un sistema che vi aiuti a salvarle e però anche a usarle, altrimenti che le raccogliamo a fare?

facciamo spazio è un podcast che parla di gestione del lavoro con il benessere al centro, attraverso osservazioni, idee e spunti per riflettere e agire.

Io invece, la voce, sono Giada Centofanti, autrice di facciamo spazio e di mestiere business coach e consulente.

Nella scorsa puntata dicevamo che uno dei vantaggi di raccogliere le idee e avere a disposizione una banca dati da cui partire per creare contenuti, ma anche di idee che potenzialmente potremmo trasformare in progetti per la nostra attività professionale.

Il che però significa che non solo abbiamo bisogno di raccogliere le idee, ma dobbiamo anche poterle ritrovare, rileggere, revisionare facilmente. Quindi in pratica ci serve un archivio. attenzione. Lo so che archivio suona un po' come qualcosa di statico, pieno di incartamenti fermi lì da chissà quanto.

Però provate invece a immaginarlo come un archivio di semi che conservate lì per poterli prendere, piantare e far crescere in un secondo momento. Ce li mettete, li catalogate perché così non li perdete. Ma sono lì per essere usati, non per prendere polvere. che vuol dire che oltre al sistema di raccolta idee ce ne serve uno di archiviazione e catalogazione che ci renda facile la fase di consultazione

Partiamo dal sistema di raccolta e vediamo gli elementi che lo compongono. Allora, la base è un allenamento ad agire ogni volta che un'idea mi ronza in testa e quindi mi attivo e la annoto. Per poterlo fare senza intoppi, però, dovrà prima definire dove annoterò le idee: su un taccuino cartaceo, su una nota digitale, su un un blocco note che tengo sempre sulla scrivania, sulle note vocali del telefono?

Se poi i luoghi di raccolta sono più di uno, perché magari le cose cambiano quando sono fuori casa o fuori ufficio, è fondamentale creare una lista dei luoghi in cui sono solita a raccogliere le idee, perché così poi so dove andare a rivederle.

E a questo punto creo il sistema di archiviazione e catalogazione e cioè definisco un luogo digitale o cartaceo unico in cui trasferire le idee dalle varie fonti, definisco come catalogherò le idee. Se userò dei tag quali tag userò, come li userò. Dove creerò una legenda. Per tag intendo categorie, ovviamente.

E poi definisco quando e con quale cadenza rivedrò le idee raccolte, le trasferirò nel luogo unico e le catalogherò. In questo momento di revisione mi viene utile l'elenco dei luoghi di cui vi dicevo prima, in cui raccolgo normalmente le idee.

Ora questi sistemi ovviamente prevedono degli strumenti. Abbiamo detto che ci serve un luogo fisico o digitale in cui raccogliere le idee, uno strumento di raccolta, no? E però come lo scegliamo. I fattori da tenere in considerazione, secondo me, sono la comodità di utilizzo, la velocità di utilizzo e cioè quanto poco ci metto a aprire la app o a prendere il taccuino e a scrivere la nota.

E l'abitudine. Se ho già degli strumenti che io uso abitualmente e possono funzionare, è sempre meglio usare quelli, non aggiungerne altri, perché un po' li dovrai imparare da capo. E poi perché anche mi ritrovo con tanti strumenti da gestire e magari non è ottimale.

E poi infine, se sto raccogliendo delle idee che derivano dalla lettura o dall'ascolto di altri contenuti, potrei voler salvare i dati del contenuto originale. Quindi la pagina del libro L'indirizzo web, un'immagine o altro. E a quel punto, quindi, devo valutare quale strumento mi rende più facile questa operazione.

Dopodiché dovremo scegliere lo strumento di archiviazione e catalogazione e in questo caso i fattori sono simili, c'è sempre il fattore abitudine c' è il fattore comodità, in questo caso nel ritrovare le cose non soltanto di utilizzo. E anche in questo caso vale il discorso di prima sulla fonte che ci ha ispirato l'idea e quindi deve essere un archivio che ci consenta comodamente di salvare quel tipo di dati che possono essere l'indirizzo web le immagini e citazioni o altro.

L'altra cosa essenziale da non dimenticare è stabilire la frequenza di revisione, archiviazione e catalogazione.

È una cosa molto personale. Però mi verrebbe da dire fatela almeno una volta a settimana, altrimenti c'è il rischio che si accumuli tanta roba sia da revisionare che poi da spostare nell'archivio e magari no, insomma, poi maneggiare troppa non ci va. Il rischio è che alla fine ci si ritrovi con un cumulo

di idee annotate, inutilizzabili perché sono troppe, non ci va di trascriverle.

E a proposito della trascrizione è una cosa importante di cui tenere conto è che nel momento della revisione io posso anche di decidere di non trascrivere tutte, perché magari nel momento in cui rileggo quell'idea lì, quel pensiero non mi sembra più rilevante utile e posso lasciarlo andare serenamente.

La stessa cosa vale per le parti sottolineate di un libro o di un articolo, eccetera. Non per forza devo riportarle tutte nel mio archivio solo quelle che mi sembrano rilevanti e in quel caso non sarebbe male aggiungerci una nota personale, anche solo per rielaborare il concetto a parole nostre.

E un'altra cosa importante da tenere presente che la seconda parte del sistema, cioè l'archiviazione la catalogazione, è importante per semplificarci la vita. Sul momento raccolgo tutto quello che mi possa avere la testa in maniera anche incasinata. Poi pero', pulisco, rielaborò, elimino. faccio spazio in modo da avere un archivio che mi aiuti, ma non mi faccia sentire sopraffatta.

Lo scopo non è accumulare, ma avere spunti da utilizzare.

E per oggi siamo arrivate alla fine. Nel prossimo episodio vedremo insieme come allenarci alla pratica di raccolta delle idee. Nel frattempo vi invito però a cominciare a delineare i vostri sistemi di raccolta e di archiviazione e catalogazione. Poi se vi va, mi potete raggiungere su Instagram, su LinkedIn e farmi sapere come sta andando.

A presto.