#3 | Come ci aiuta la revisione

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Come ci aiuta la revisione

C’è una cosa che noi freelance tendiamo a saltare e a non fare, a detestare o magari ad averne un pochino paura, ma che secondo me invece è una fase essenziale sia di progetto, quindi come fase finale di un progetto sia proprio del nostro lavoro in generale: la revisione.

Di cosa parliamo oggi

Oggi vediamo insieme che cos'è sta benedetta revisione, come mai tendiamo a saltarla, perché invece ci può essere di grande aiuto e quali sono gli aspetti pratici della revisione.

Dopodiché vi darò anche un po' di spunti, perché così potete cominciare a fare la vostra perché un po' la mia missione di questo episodio e del prossimo è farvi conoscere e apprezzare i benefici della revisione, così che possiate farla e possiate trarne vantaggio senza più averne paura.

Cos'è la revisione

La revisione è un elemento fondamentale della progettazione, perché

  • è la base di partenza, che ci dà elementi per progettare la nostra attività professionale ma anche la nostra vita in maniera più allineata a come siamo, a come lavoriamo e a come vogliamo che siano costruite le nostre giornate,
  • è anche la fase conclusiva di un progetto o di un ciclo di lavoro che ci aiuta a tirare le somme, a vedere se abbiamo ottenuto i risultati che volevamo, a capire cosa ha funzionato e cosa no e a decidere come vogliamo procedere nel periodo successivo.

Quindi la revisione la potremmo anche definire come c’era scritto in un mio vecchissimo libro di geografia: uno sguardo al passato per capire il presente. E immaginare il futuro, aggiungerei io.

Perché con la revisione guardiamo al passato per capire come siamo messe adesso, ma per immaginare anche che cosa faremo poi.

Insomma, è uno strumento potente che ci può dare grande chiarezza ma che purtroppo spesso tendiamo a saltare.

Perché tendiamo a non fare la revisione

E com'è che noi questa revisione tendiamo a saltarla? Per la mia esperienza e per quello che mi hanno raccontato le mie clienti. I motivi sono essenzialmente tre:

  1. o perché non ne conosciamo l'esistenza, quindi non non sappiamo che possa esistere un momento di revisione, perché magari non abbiamo studiato progettazione e quindi non sappiamo che la revisione di fatto è un momento del progetto, la parte finale e quindi non sappiamo neanche da dove cominciare per farla.
  2. o perché pensiamo che possa essere una perdita di tempo, perché non ne vediamo l’utilità,
  3. o anche perché c'è un certo disagio nel metterci sedute lì e riguardare quello che è successo nei mesi indietro.

Ora però questo guardare ai mesi precedenti, alle attività precedenti, alle fasi precedenti di progetto è assolutamente essenziale e fondamentale per capire dove stiamo andando.

Perché se io ho in mente un posto in cui voglio arrivare e ho un'idea più o meno del percorso che voglio fare, se ogni tanto non osservo il percorso che sto facendo e non controllo con una bussola ee sto andando nella direzione in cui volevo andare, potrei perdermi.

E allora sì che potrei, in un certo senso, perdere tempo. A meno che quel perdermi in una nuova strada non sia fatto in maniera consapevole e intenzionale.

Come ci aiuta la revisione

Quindi la revisione ci aiuta a capire se stiamo andando nella direzione in cui volevamo andare, oppure abbiamo bisogno di aggiustare la rotta, ma ci aiuta anche a capire che cos'è che ci aiuta a lavorare bene e che cos'è che invece ci ostacola, ci distrae, mina la nostra concentrazione, ci drena energia e ci aiuta anche a capire quali sono le trappole mentali tipiche in cui cadiamo quando lavoriamo.

Perché può succedere la mente, l'atteggiamento mentale sono una parte importante del del nostro lavoro e della nostra vita che possono venirci incontro, così come ostacolarci.

Una piccola nota: quando lavoriamo sulla revisione, ma anche sulla visione, io chiedo alle mie clienti di lavorare su tutte le aree della vita, non soltanto sul lavoro.

Perché il lavoro è un pezzettino che fa parte della nostra vita, un pezzettino molto grande, se siamo libere professioniste, perché ci teniamo molto a quello che facciamo, però ci sono tante altre aree della vita.

E anche perché considerare tutto quanto ci consente di tenere sempre al centro e ben focalizzata la questione benessere, perché chiaramente la mia impostazione di produttività e di gestione del lavoro è improntata sul mantenere sempre i livelli alti di benessere e anche di creatività e comunque di rendere il lavoro sostenibile per poi potersi godere la vita.

E perché quando faccio la revisione devo tenere conto di tutti i pezzettini di tutte le aree della vita in movimento?

Perché se io faccio solo quella lavorativa, potrei vedere che per un dato progetto o per il mese che sto prendendo in considerazione, sto perfettamente andando secondo la mia tabella di marcia.

Ma potrei in realtà non accorgermi che mi sto massacrando, che sto completamente perdendo energia, che magari non ho dedicato più tempo a me stessa o a cose divertenti o le alle amicizie.

Ecco perché abbiamo bisogno di guardare tutto, di avere lo sguardo completo su tutte le aree della vita quando facciamo la revisione e poi quando facciamo la visione.

Allora, riscaldiamoci un po' con un primo momento di pratica.

Prendetevi un minuto per riflettere sulla revisione e chiedervi
  • se la fate, quali benefici vi porta,
  • se non la fate, come mai non la fate e quali benefici invece pensate che potrebbe portarvi

Gli aspetti pratici della revisione

Ma cos’è in pratica la revisione?

La revisione è un momento che ci prendiamo con un certa cadenza per riflettere sull’andamento della nostra attività professionale, dei nostri progetti, del nostro benessere e anche delle altre aree della vita.

La cadenza può variare e come sempre va scelta a seconda di quello che funziona meglio per noi. Può essere giornaliera, settimanale, quindicinale, mensile, trimestrale, semestrale o annuale.

Io per esempio tendo a farla settimanale, mensile, trimestrale e annuale. Il mio suggerimento per voi è di sperimentare con cadenze diverse e vedere quali funzionano meglio per voi.

Una cosa molto importante è mettere in agenda il blocchetto di lavoro dedicato alla revisione. Perché in questo modo lo trattiamo esattamente come se fosse un tempo dedicato al lavoro. Perché quello è.

Tenete conto che chiaramente più è lungo il periodo da revisionare, il più sarà lungo il blocchetto di lavoro o magari su quella annuale potrete decidere di distribuirlo su diversi blocchetti di lavoro su diversi giorni.

Ma cosa si fa poi in pratica durante il blocco di tempo?

Si prendono dei dati relativi alla nostra attività professionale e alla nostra vita, si revisionano, analizzano e si fanno delle osservazioni che saranno utili poi a orientare il lavoro successivo (ma anche le attività della vita).

Fra un attimo vi do un po' di spunti su che cosa potete revisionare, così è tutto un pochino più chiaro.

Ma prima facciamo un attimo di momento di pratica integrativa di quello che abbiamo detto fino a qua.

Riflettete su questi due spunti:
  • se fate già la revisione, la cadenza con cui la fate vi soddisfa? Funziona bene per voi?
  • Se non la fate e volete cominciare, con quale cadenza potreste farla? Quale cadenza funzionerebbe meglio per voi?

Spunti per la vostra revisione

Vi faccio qualche esempio di spunti di riflessione così vi aiuto a capire meglio la revisione e anche ad avere una base di partenza.

Il mio suggerimento come sempre è di adattare, modificare, integrare gli spunti perché funzionino bene per voi.

Una revisione giornaliera o settimanale si può fare

  • guardando la lista delle cose da fare per vedere cosa abbiamo fatto e cosa rimane da fare,
  • controllando le varie scadenze che abbiamo per capire a che punto siamo,
  • chiedendoci come ci siamo sentite durante la giornata e che cosa in particolare ci ha fatto sentire così,
  • osservando cosa ci ha dato energia e cosa ci ha tolto energia,
  • annotando qualcosa che abbiamo imparato o che magari ci ha stupito o gratificato,
  • facendo i conti, quindi segnando entrate e uscite o lavorando sul budget, a seconda di come siete abituate.

Per le revisioni più lunghe — quindi mensile, trimestrale, annuale — un’ottima base di partenza sono proprio queste revisioni giornaliere, settimanali, quindicinali che possiamo riprendere e analizzare.

E in più possiamo usare una serie di spunti di riflessione generali e poi andare nel dettaglio analizzando una serie di aree: io in genere alle mie clienti suggerisco di analizzare le aree della vita e delle aree specifiche per il lavoro.

Di spunti generali ce ne sarebbero davvero tanti, il mio suggerimento è di partire da questi:

  • cosa è andato bene,
  • cosa poteva andare meglio,
  • come mi sono sentita,
  • com’è stato in generale il mese? (a livello di impegni, energia, benessere fisico e mentale, attività di lavoro, relazioni, famiglia, divertimento… per avere un quadro della situazione completo)

A questi spunti potete aggiungere alcuni di quelli che abbiamo visto nella revisione giornaliera e settimanale, per esempio per analizzare i livelli di energia o per annotare delle cose importanti che abbiamo imparato e ci interessa ricordare.

Dopodiché potete passare alle aree della vita e quelle del lavoro e in questo caso il mio suggerimento in questo momento è di scegliere voi quali sono le aree importanti che volete tenere d’occhio.

Per esempio, per la vita, potrebbero essere:

  • salute e benessere,
  • divertimento,
  • crescita personale.

Invece per il lavoro potrebbero essere:

  • finanze,
  • comunicazione e marketing,
  • vendite.

Possono essere sempre le stesse aree oppure possono variare a seconda dei periodi.

Per questo ultimo momento di pratica vi chiedo di

  • scrivere o integrare i vostri spunti per la revisione, a seconda della cadenza con cui già la fate o avete deciso di farla nella pratica precedente,
  • definire le aree della vita che volete tenere d’occhio per il prossimo periodo (mese o trimestre, per esempio).

A presto!

E anche per oggi siamo arrivate alla fine. Ma con la revisione non abbiamo finito perché nel prossimo episodio faremo insieme quella annuale.

Io l’ho fatta qualche giorno fa e vi racconterò tutti i vari spunti che ho usato, così potete prenderli e usarli come volete.

Nel frattempo mi fate sapere con dei commenti, pittogrammi o segnali di fumo che ne pensate della revisione? Vi è venuta voglia di farla? Avete trovato spunti interessanti nell’episodio?

Raggiungetemi su YouTube o LinkedIn o Instagram e raccontatemi!

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